成功网络会议必知的十大秘诀

成功网络会议必知的十大秘诀随着科技的蓬勃发展,网络会议已经渐渐取代传统会议,实时在线沟通方式让企业减少差旅金钱与时间,於是各大公司纷纷采用网络会议以增加企业竞争力,然而许多公司有时常面临到网络会议无法发挥完全的潜能,对於如何主持一个成功的网络会议一知半解,以下是经由本人多年的网络会议运作与感想的建议整理:

第一:准备会前的组织工作-明确会议目的、主题、流程以及与会者

一个成功会议必须具备明确的会议目的与主题,使与会人员能充分了解会议的意义。确定会议主题後规划会议的流程和与会人员的名单,完成以上步骤之後,即可发出会议通知,确认与会人员收到通知,并确保与会人员获得充分的资讯以及备妥会议所需要的资料。

第二:准备会议的文件与资料-确保会议能顺利进行

会议开始前建议将所需的文件与资料开启备妥,并依简报会议顺序排列於菜单栏上,避免在会议中因找寻资料档以致於中断会议流程。

第三:进行网络会议前将不必要的软件与程序关闭

在进行网络会议前,切记将没有必要的软件、实时通讯或是聊天室等程序关闭,以避免网络会议在进行中被打断,影响会议流程。

第四:明确规范与会人员的职责

为了使会议保持秩序,避免与会人员任意使用会议的可能性,必须明确管理与会人员在线行为,避免会议期间与会人员进行私下的交谈或是其他作业,降低网络会议的效率。

第五:记录会议内容

会议纪录是会议中最重要的步骤之一,避免会後与会人员对议题有任何争议,记录在线会议全程内容,以便作为内部上传或下达的报告辅助文件。

第六:充分与与会人员互动

在线会议不同与传统面对面的会议在於其可以改善摒除个人因素的沟通,但相较之下网络会议中与会人员之间的互动较少,因此会议主持人决定如何与与会人员之间的互动就是一门重要的课程。避免与会人员对会议没有反应或是失去讨论乐趣,所以主持人在会议中尽量鼓励与会人员发表意见,让在线会议交谈更自然、更有效率。

第七: 控制会议进行的流程,避免网络会议离题并失去焦点。

网络会议进行中主持人必须控制会议进行流程,避免与会人员讨论与会议不相干的议题,影响网络会议进行的流畅度。因此,成功的主持人必须适时引导与会人员讨论的主题并中断不必要的议题讨论。

第八:充分掌控会议时间,使网络会议流程顺畅

一个成功的网络会议取决於主持人对於时间安排的掌控能力,网络会议时间尽量掌控在两个小时之内,使会议准时开始并依预定时间结束,让开会更有效率。

第九:确保会议结束前回顾会议内容

在会议结束前主持人进行会议回顾,将会议重点重复高亮并且确保与会人员对於会议内容充分了解,利用回顾方式解决与会人员的疑问并同时解决问题。

第十:“工欲善其事,必先利其器”,确保为网络会议找对工具

子曰:“工欲善其事,必先利其器。” 要主持一个成功的网络会议,为其找对正确的工具便是最重要的一步。目前市面有应用服务供应商系统或是网络会议软件等工具,公司可以依据需求来挑选适合的网络会议工具,例如:中小企业可以利用免费的会议软件工具来进行网络会议,利用点对点的通道,其简化操作的程序可避免指导教学的时间,公司也无须多花费预算采购系统。而大型企业则可依内部需求选择网络会议系统或是软件,以协助企业达到在线网络会议的最大利益。

现今时间就是金钱的时代,追求高效率已经现代人的首要目标,而网络会议正是即时沟通中最有效的方式,如何将现代信息工具与现代化管理有效结合并充分利用,以上提供十大小秘诀可协助您管理网络会议,开启成功的网络会议的大门!